Boeken van accomodatie

Accommodatie boeken in Sri Lanka

Introductie
Dit artikel beschrijft de beste manieren om je verblijf te regelen. Scope is alle ‘serviced’ verblijf dus hotels en guesthouses/hostels; en ‘Bed and Breakfasts / homestays’ als die op dezelfde manier werken dus met gereserveerde kamers. Voor appartementen zonder maaltijden, bijvoorbeeld een deel (niet alle!) accommodatie die op AirBnB aangeboden wordt, is mogelijk een deel van het artikel ook van toepassing maar zeker niet alles.
De belangrijke hier behandelde groepen zijn

• Guesthouses (en hostels). I.h.a. zijn deze wat lager in prijs en aangeboden comfort/kwaliteit, en kleiner dan, het gemiddelde hotel. Maar er is enige overlap; een topklasse guesthouse kan meer luxe bieden, en duurder zijn, dan een 1-2 sterren hotel. Kamers hebben ensuite (eigen badkamer) behalve de allergoedkoopste categorie met ‘shared bathrooms’ of zelfs dorms (slaapzalen)
• Hotels. Ze varieeren van 1-sterren tot meer dan 5 sterren (‘buitencategorie’) in zowel comfort als kwaliteit. Boutique hotels en ‘privé villas’ vallen ook onder deze categorie. Let wel: het Srilankaanse sterrensysteem is ‘lichter’ dan het Europese, dat wordt deels veroorzaakt door het vrij onderhouds-uitdagende klimaat en het opleidingsniveau van personeel. Dus bijvoorbeeld een ‘4 sterren’ hotel in Sri Lanka kan in Europa 2 of 3 sterren zijn

Beste manier van boeken
Voor guesthouses kun je prima direkt boeken, er is in ieder geval geen kartel-regel die dit nadelig maakt. Velen zijn niet via www/e-mail te bereiken, dus boekingssites kunnen wel degelijk helpen. Ook veel boutique hotels en villas werken prima met direkt kontakt.

Normale hotels, en sommige villas en boutique hotels, hebben een ander systeem. Ze hebben twee groepen prijzen (‘rates’): goedkope block rates en minstens 40-50% hogere rack rates. De block rates omvatten ook speciale prijzen voor Srilankanen en soms speciale prijzen voor toeristen uit minder rijke landen. Hoewel een heel enkel hotel zodanig slechte ervaringen heeft met Srilankaanse gasten dat ze voor hen veel hogere prijzen rekenen dan voor toeristen, maar voor een toerist is dat verder niet relevant.
De truuk met deze rates nu is dat door de deal die het hotel met de operators gemaakt heeft het hun verboden is om iets anders dan de rack rate te bieden aan toeristen die direkt kontakt opnemen. Uitzondering is ‘gewoon binnenlopen en vragen of er wat vrij is’ maar dan nog werkt dit eigenlijk alleen goed in het laagseizoen en ook nog eens vooral als er andere accommodatie vlakbij is; zoniet dan is dreigen ‘ik wil 2000 roepie er af want anders kijk ik bij de buren’ vrij tandeloos als het hotel weet dat benzine naar die buren jou 3000 roepie zou kosten, of als het al laat in de avond is. En krijg je een goede walk-in rate: vraag om iets op papier zoals een booking slip. In een hotel in de Culturele Driehoek, hen aanbevolen door andere toeristen die via Bookingcom gereserveerd hadden, vroeg een toerist aan de balie om de Bookingcom rate van 150 dollar voor 3 dagen. Het antwoord was 'okay, maar het is 20 dollar per nacht extra'. Toerist was okay, maar bij uitchecken meldde de receptie plotseling 'nee hoor u boekte de rack rate en dat is 450 dollar voor 3 dagen. Bewijsmateriaal is helaas vaak nodig in Sri Lanka.
Deze block rate/rack rate deal geeft de operators een voorkeurspositie, maar in ruil daarvoor garanderen ze aan de samenwerkende hotels een stukje minimum-omzet.
Het feit dat je geen zinnige zaken direkt met het hotel kunt doen betekent zeker niet inperken van de concurrentie, want er blijft nog genoeg prijzen vergelijken mogelijk tussen de diverse operators. De ‘boekingssite’ is daarbij erg handig in ieder geval als meetlat om anderen tegen aan te houden; sommige rotte appels onder kleine agenten en freelancers bijvoorbeeld betalen zelf block rate aan hotels maar offreren rustig rack rate aan de toerist, en zodra je hun offerte uitgedetailleerd hebt gekregen (‘price breakdown’) vallen ze door de mand. De belangrijkste groepen operators zijn:

• Nederlandse/Belgische brede reisbedrijven, zoals TUI, Kuoni, D-Reizen. Zij gebruiken een lokale operator als agent; voor maatwerkreizen en korte verblijven zijn ze daarom veelal aan de dure kant tenzij het een vaste ‘bouwsteen’ is met goede block rate. Maar voor langer verblijf met name aan de kust is dit vaak de goedkoopste optie; met hun onderhandelingskracht door grote volumes krijgen ze kwantumkorting op kamers, en voor verblijf van minimaal een week kan het tarief dan nog de helft goedkoper zijn dan block rates voor een kortere verblijfsperiode
• Srilankaanse reisbedrijven zoals Aitken Spence, Luxe Asia en Walkers en gespecialiseerde Nederlandse/Belgische reisbedrijven, zie bijvoorbeeld srilanka-vakantie.pagina.nl voor die tweede groep. Hiernaast zijn er honderden middelgrote en kleinere Lankaanse bedrijven; en freelance chauffeurs (zie artikel over transport) gebruiken vaak zo’n lokale operator als de toerist via hen ook de accommodatie wil regelen. Al deze bedrijven hebben toegang tot de diverse block rates.
  Deze groep bedrijven biedt i.h.a. de beste en meest flexibele service, mogelijk tegen extra kosten. Als je bijvoorbeeld moet annuleren of wijzigen dan is er met een boeking via andere kanalen (inclusief het hotel zelf) veel kans op no-show oftewel geld foetsie, terwijl de operator het geld kan inzetten voor je gewenste nieuwe reisdatum/-route. Ook kunnen ze gemakkelijker bijvoorbeeld driepersoonskamers of ‘family rooms’ (twee kamers naast elkaar met tussendeur) regelen; veel hotels hebben deze maar ze worden vanwege hun keurslijf vaak niet op de boekingssites getoond. Ook kunnen ze altijd halfboard regelen, verderop de (vele) plaatsen waar dit sterk aan te bevelen is. Maar dit is niet altijd nodig, sommige (zeker niet alle) hotels laten toe om als je via een boekingssite BB basis geboekt hebt ter plekke een ‘halfboard supplement/upgrade’ te bestellen. Stel bijvoorbeeld dat via het reisbedrijf het verschil tussen BB en HB Rs 1.200 per persoon is terwijl het los bestellen van een dinerbuffet Rs 2.000 kost, dan zou het klantvriendelijke hotel Rs 2.400 per dubbele kamer per nacht vragen voor de upgrade bij check-in. Maar lang niet alle hotels staan dit toe, velen zouden gewoon het buffet voor Rs 4.000 per avond doorberekenen en voor deze hotels is dan boeken (halfboard) via het reisbedrijf beter dan via de boekingssite!
• Boekingssites. Dit zijn de grote namen zoals Bookingcom, Agoda en Expedia maar ook vooral sterke merken in deelsegmenten zoals srilanka.com, lastminute.com, hostelworld.com en hostelbookers.com. Ze bieden block rates, vooral voor room-only en BB (Bed & Breakfast) opties; met uitzonderingen, bijvoorbeeld de Jetwing keten biedt nu optioneel ook HalfBoard via deze sites.

Vooruit plannen of niet?
Dat het op-het-laatst-laten-aankomen misschien niet zo slim is las je boven al: vaak is het een forse afstand naar de volgende accomodatie, alleen als alles dicht opeen staat en je pakweg de badkamerfoto's op de boekingssite niet helemaal vertrouwt en echt goedkoop verblijft dan kan persoonlijk boeken beter zijn dan online. Maar er zijn graag toeristen die alles vantevoren vastleggen, met routes van dag tot dag en accomodatie, en anderen die juist graag hun neus achterna reizen (met soms wel een globale route), met auto-chauffeur of bus-trein, en dan 1-2 dagen vantevoren via Internet de volgende plek boeken.
Beiden zijn prima te doen, maar je moet soms wel opletten met piekseizoenen per regio. Die zitten soms wat complexer in elkaar dan je dacht. Voor de volgende perioden en regio's zul je echt maanden vantevoren je kamers moeten vastleggen om sowieso nog plek te hebben in je 1e en/of 2e keuze categorie accomodatie, en niet een derderangsplek kilometers verderop. En de prijzen zijn bij vooruit boeken ook vaak nog wat beter dan last-minute, al liggen ze al veel hoger dan de lokale laagseizoenen.

• Zuidwestkust, van Kalpitiya tot Yala: medio december tot begin februari.
• Oostkust (Nilaveli, Passikudah/Kalkudah; veel minder schaarste in backpackersparadijzen Arugam en Uppuveli): juni tot september. Voor de kusten is de hoofdoorzaak het optimale strandklimaat, in kombinatie met de schoolvakanties in de landen waar de toeristen vandaan komen.
  
• Kandy en omstreken: de 1-2 weken van het Perahera-seizoen, dat is ergens tussen eind juli en eind augustus (maankalender dus elk jaar andere datums).
  
• Nuwara Eliya, met uitstraling van Kandy tot Haputale-Ella: vanaf 2e week tot einde april. Dit komt door de lokale Nieuwjaarsvakantie, die samenvalt met de heetste periode in regio Colombo.

Verborgen kosten
Met de informatie die je nu hebt is het mogelijk om een eerlijke appels-met-appels prijsvergelijking te maken voor het door jou gekozen hotel/guesthouse, over de verschillende soorten operators (Europese, lokale, boekingssites) heen. Maar dan nog zijn er nog wel wat faktoren die de beslissing kunnen beïnvloeden en de vergelijking verstoren.

• Onderdak voor Chauffeur (drivers accomodation). Als je op rondreis bent, zie artikel over privetransport, dan ben je verantwoordelijk voor onderdak en maaltijden voor de chauffeur. Dus ofwel je krijgt dit gratis van het hotel, ofwel je moet er 10-15 euro/nacht zelf voor extra betalen aan de chauffeur. Dat is nogal een faktor zeker bij goedkopere accommodatie, dus soms kan het zelfs lonen om wat duurdere hotels/guesthouses te boeken omdat het ‘drivers quarter’ het prijsverschil dubbel en dwars waard is!
  Alle ‘betere’ accommodatie (hotels) heeft in principe zo’n quarter, behalve in Colombo/Mt Lavinia; voor dezen hoef je niet bij te betalen omdat elke chauffeur een honk in Colombo heeft, zijn eigen of bij familie. Maar ook veel ‘boutique’ hotels en villas hebben het niet en dan is het wél bijbetalen; tevens geldt deze exceptie vooralsnog voor de Jaffna regio, de hotelmarkt aldaar is nog te nieuw en onrijp om deze quarters te bieden. Kontakt opnemen met het hotel/guesthouse voordat je boekt is veilig, maar nóg veiliger is om het aan je geplande chauffeur zelf te vragen. Er zijn namelijk enkele accomodaties die zelf de vraag met ‘ja’ antwoorden maar die een zodanig varkenskot met veevoer-maaltijden onderhouden dat de meeste chauffeurs weigeren er in te slapen en eten. Ook moet je de vraag zeer specifiek formuleren in de trant van ‘is er een gratis drivers quarter indien ik boek via xxx’, want het wil voorkomen dat het gratis is indien geboekt via de hogere block rate van de lokale operator maar dat betaald moet worden indien je de lage block rate van de boekingssite had!
• Boekingsbasis
• Kamertype, oftewel ‘je denkt een citroen te boeken maar krijgt een knol’. Sommige hotels hebben echt tientallen kamertypen en extra opties zoals inbegrepen ayurvedische behandelingen. Soms worden die wel op de hotelwebsite getoond maar weer niet op de boekingssite, en met reden. Een bekend hotel in de Culturele Driehoek bijvoorbeeld verwijdert voor de check-in uit de kamers de gratis koffie en thee spullen, indien de kamer voor de goedkoopste block rates geboekt is van een boekingssite. De gedachte is dat ‘de gasten toch niet zullen klagen want ze hebben niet via het bedrijf van hun chauffeur geboekt en komen misschien wel per bus/trein’. En een ander populair ayurveda hotel geeft voor de standaardkamer lagere tarieven via een boekingssite dan via een lokale reisagent; de lijst met inbegrepen ayurveda-behandelingen voor het lage tarief is echter ook een stuk kleiner. En met het drivers quarter wordt ook wel eens op deze manier gesjoemeld zoals eerder al uitgelegd. Ergo conclusio: vertrouw goedkope aanbiedingsprijzen op boekingssites niet lichtvaardig. Vraag door via de boekingssite of het hotel, of indien die geen respons geven juist via de reisagent die het hogere bedrag vraagt, of het appels-met-appels of weer appels-met-peren vergelijkingen zijn.
  
• En de laatste is niet uniek voor Sri Lanka maar wordt, helaas, ook daar geregeld toegepast door Agoda/Bookingcom/Expedia etc. en ook de vergelijkingssites daarboven: verborgen meerkosten. Bijvoorbeeld de 20-30% toeristenbelasting en BTW die elk hotel moet doorbelasten. Dus altijd niet afgaan op de initieele prijs in de hotel-lijst maar een dummy-booking maken tot aan het betalingsscherm, dan zou je echt de gevraagde prijs moeten zien. En zelfs dan niet altijd: recent hebben sommige sites besloten om voor boekingen waar betaling pas bij aankomst gebeurt botweg te schrijven 'deze prijs is exclusief belastingen. Waardoor je pas ter plekke die 20-30% extra op de rekening ziet. In ieder geval buitengewoon misleidend (zeker als je prijzen vergelijkt met andere sites die wel de volle prijs tonen), of het volgens de NL wet kan valt ook te betwijfelen. En zorg dat je altijd prijzen laat tonen, en boekt, in euro; indien ze dollars tonen maar vervolgens via je creditcard euro's afboeken kunnen ze 'interessante' wisselkoersen gebruiken :-(
  

Nog meer verborgen truuks indien goedkoop geboekt
Dus vooral als het via een boekingssite gedaan is. Begrijp ons niet verkeerd: de sites hebben de lokale hotelmarkt beduidend helderder gemaakt en meer concurrentie gebracht, en zijn ook niet zelf de boosdoener. Maar door het minder ‘persoonlijke’ kontakt, met een robot inplaats van een (zelf ook niet gratis…) menselijke reisagent, en de lagere marges hebben sommige hotelmedewerkers of zelfs hele hotels toch de neiging dit soort boekingen als tweederangs te behandelen. Oftewel ‘goedkoop is duurkoop’. Onderstaand wat voorbeelden en de remedies.

• De tweederangs behandeling
• Kamerwisseltruuk
• Een derde variant is ook weer van het type ‘foutje-bedankt’: ‘Op de site en voucher staat prijs xxx maar wat wij bedoelden en nu van u verwachten is écht xxx + 20%’. Hier helpt zelfs de e-mail bevestiging van je boeking niet want het meningsverschil is over de prijs; bel het callcentre van je boekingssite.
• In al deze gevallen geldt: reis je met een chauffeur laat hem het dan uitzoeken/opknappen met hulp van je voucher. Zijn grote voordeel is dat hij kan bellen naar het lokale kantoor van de boekingssite omdat hij namens de één of andere organisatie/agent kan spreken. (Het kantoor mag geen contact met toeristen onderhouden, helaas.) En dat lokale kantoor is niet alleen goedkoper te bellen maar ook slagvaardig, omdat hun enige taak is de contacten met de hotels te onderhouden en ze dan ook subiet bij betrappen van het hotel op niet honoreren van vouchers kunnen dreigen met zware sancties.

 
Aanbetalingen
Ook dit is een complicatie met boekingen; credit card reserveringen of aanbetaling van minstens 40-50% zijn een faire eis van de hotels om tegen no-shows beschermd te zijn. Het speelt niet met Nederlandse/Belgische reisbedrijven (brede en grote of gespecialiseerde) indien die bij fondsen zoals SGR zijn aangesloten. Maar voor lokale Srilankaanse agenten is het riskant zomaar geld te sturen, dus hanteer de volgende vuistregels:

• Zend nooit geld direkt via een bankbetaling, tenzij je buitengewoon zeker bent dat het een grote A-naam Lankaanse operator is die een reputatie te verliezen heeft. De reden moge duidelijk zijn: er zijn heel wat kleinere ‘marktplaatsaanbieder-achtige’ rotte appels die erg betrouwbaar klinken tot en met de offerte, maar na ontvangst van de betaling met de noorderzon vertrekken. Het Srilankaanse systeem met ‘official license or registration’ bij de diverse Tourist Offices stelt vrijwel niets voor en biedt op dit vlak geen kwaliteitsgarantie
• Credit card is daarmee de veiligste manier, omdat het geld teruggeclaimd kan worden als de ontvanger niet het afgesprokene levert. Dwing dus de lokale agent die om een aanbetaling vraagt dit te gebruiken, ook al kost jou dat 1-2% extra zijnde de kaartkosten
• En let op met credit card: verstuur nooit details via onbeveiligde mechanismen zoals e-mails. Gebruik beveiligde websites (adres begint met https://), ouderwetse mechanismen zoals fax of telefoontjes of zelfs niet-helemaal-veilige-maar-zelden-afgeluisterde methoden zoals SMS of WhatsApp